Functie
Functieomschrijving
Als ervaren managementassistent ondersteun je een wethouder en zorg je ervoor dat de werkweek soepel en gestructureerd verloopt. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt de planning en vervult een afschermfunctie. Je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af, beheert en prioriteert de mailbox en zorgt dat vergaderstukken en relevante informatie tijdig en compleet beschikbaar zijn. Je fungeert als schakel tussen de wethouder, inwoners, collega's en externe contacten.
Werkzaamheden
Belangrijkste taken:
Ondersteunen van de wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden
Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken en verplichtingen
Structureren en prioriteren van de werkweek van de wethouder
Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op wijzigingen in de planning
Zelfstandig afhandelen van interne en externe telefoongesprekken
Vervullen van een afschermfunctie richting de wethouder
Fungeren als schakel tussen de wethouder en inwoners, collega's en externe contacten
Beheren en prioriteren van de mailbox van de wethouder en beoordelen welke zaken directe opvolging vragen
Verzamelen, ordenen en bewaken van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap
Zorgvuldig omgaan met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie
Proactief signaleren wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen
Waar nodig vervangen van collega's binnen het bestuurssecretariaat en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de ondersteuning van het College
Gewenst profiel
Ervaren managementassistent, gewend te werken op directie- of bestuurlijk niveau
Discretie en politieke/bestuurlijke sensitiviteit
Proactieve houding en zelfstandig kunnen werken
Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om te prioriteren
Omgaan met vertrouwelijke en politiek gevoelige informatie
OrganisatieEde is veelzijdig: wonen, werken, recreëren kent in Ede vele smaken. Van het levendig centrum in de stad Ede tot het gevarieerde buitengebied en de natuur van de Veluwe. Een groot gebied met dorpen en stad. We kijken hoe we inwoners verder helpen door goed te luisteren. En geven duidelijk aan wat we te bieden hebben. Wist je dat we bij onze gemeente de nadruk op voedsel en gezondheid leggen? Tegelijkertijd focussen we met zo’n 1200 collega’s op andere belangrijke zaken. Denk aan het zorgen voor voldoende woningen en het werken aan leefbaarheid en duurzaamheid. Voor iedereen, want iedereen is welkom. Onze samenleving en omgeving is continu in ontwikkeling, wij bewegen mee en kijken vooruit. Dat maakt ons wendbaar en weerbaar.
Eisen
- Beschikbaar voor 24 tot 30 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie
- Aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau
- Minimaal mbo+-werk- en denkniveau
- Aantoonbare ervaring met complex agendobeheer
- Digitaal vaardig en aantoonbare ervaring met Outlook en Office
Gunningscriteria
- Meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie
- Ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
- Ervaring met complex agendebeheer op directie- en/of bestuurlijk niveau
- Aantoonbare ervaring met het zelfstandig afhandelen van interne en externe contacten en het vervullen van een afschermfunctie
- Ervaring met Notubiz en/of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare ervaring met het snel eigen maken van nieuwe digitale systemen
Extra informatie
Competenties
Bestuurlijk sensitief
Politiek sensitief
Proactief
Doortastend
Organisatiesensitief
Discreet
Betrouwbaar
Communicatief sterk
Goed in plannen
Goed in organiseren
Stressbestendig
Flexibel
Dienstverlenend
Verbindend
Je sollicitatie dient uiterlijk 1 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
