Functie
Functie
Functietitel: Managementsecretaresse M&O
Uren: 16 uur per week
Werkdagen en -locatie: Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag. De overige 4 uur kun je flexibel over de week verdelen. Hybride werken is mogelijk; op maandag wordt op kantoor gewerkt in verband met het MT.
Wat ga je doen?
Beheren van de agenda van de Directeur M&O.
Ondersteunen van het MT M&O bij secretariële en administratieve werkzaamheden.
Organiseren en plannen van vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops.
Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom projecten, inclusief voorbereiden van projectoverleggen, verzamelen en verwerken van projectinformatie en verzorgen van stukken en rapportages.
Verzorgen van communicatie rondom afdelingszaken, voornamelijk digitaal via bijvoorbeeld Teams, Outlook en SharePoint.
Ondersteunen van het MT bij de voorbereiding en organisatie van afdelingsbijeenkomsten.
Ondersteunen bij het inzichtelijk en overzichtelijk houden van M&O-projecten en lopende werkzaamheden.
Opdrachtresultaat
Je draagt bij aan optimale ontzorging van de Directeur M&O en het MT M&O door agenda's te beheren, afspraken en bijeenkomsten goed voor te bereiden en overzicht te bieden in lopende werkzaamheden en projecten. Omdat je binnen een HR-omgeving werkt, is zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie essentieel. Je kunt goed omgaan met hectiek en snel schakelen wanneer prioriteiten veranderen.
Wat breng je mee?
Opleiding: MBO 4 werk- en denkniveau.
Ervaring: Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol en specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
Digitale vaardigheden en ervaring met programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
Goede planner en organisator; je stelt zelfstandig prioriteiten en houdt overzicht.
Gemakkelijk in communicatie op verschillende niveaus binnen de organisatie.
Zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
Vermogen om overzicht te bewaren in een dynamische omgeving met veel gelijktijdige activiteiten.
Affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden.
Eisen
- Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag
- De overige 4 uur kun je flexibel over de week verdelen
- Hybride werken is mogelijk. Op maandag wordt op kantoor gewerkt in verband met het MTMBO 4 werk- en denkniveau
- Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol
- Specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning
- Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPointJe kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie
- Op maandag 7 en dinsdag 8 september vindt de voorselectie plaats
- De gesprekken kunnen digitaal plaatsvinden en staan gepland op 8 en 9 september
- De beoogde startdatum is 21 september
Gunningscriteria
- Het is een pre als je minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol hebt
- Je hebt specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning
- Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau
- Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPointJe hebt affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden
Extra informatie
Je sollicitatie dient uiterlijk 4 september 2026 om 10:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
