8.2 Procesdenken
In een turbulente omgeving met snelle ontwikkelingen zijn flexibiliteit, kwaliteit, service en besparingen van kosten belangrijk. In de tijd van nu past niet meer de klassieke ‘taakgerichte organisatie’ waarbij elk proces is onderverdeeld in subprocessen die vervolgens zijn verdeeld over de gehele organisatie. De taakgerichte organisatie leidt in deze tijd immers tot onnodige traagheid, bureaucratie en inflexibiliteit.
De focus verschuift van een taakgericht organisatie naar een procesgerichte organisatie. Bij een procesgerichte organisatie komt een deel van het administratief en bestuurlijk toezicht te vervallen, verdwijnen eenvoudige taken en verandert de rol van medewerkers en managers. In een procesgerichte organisatie fungeert de manager als coach en zijn de medewerkers professionals. De manager als coach betekent dat hij of zij zich voornamelijk bezighoudt met het inspireren en motiveren van medewerkers alsmede met het ontwerpen van een werkomgeving.
Wat is een proces?
Een proces is een opeenvolging van activiteiten die waarde creëren voor de klant.
Als een klant een order plaatst op een website zijn hier vaak achter de schermen meerdere afdelingen mee bezig. De klant zelf maakt het niks uit hoe hij of zij de order uiteindelijk ontvangt. Het gaat de klant om het resultaat. Bij procesgericht werken ligt de focus op het creëren van een samenhang tussen verschillende taken waardoor de processen optimaal uitgevoerd kunnen worden.
Bij de procesgerichte benadering worden alle processen op elkaar afgestemd en vooraf vastgelegd in procedures. Dit zorgt voor een beter resultaat, vergroot de tevredenheid bij klanten en zorgt voor een continue flow. Een groot voordeel van deze manier van werken is dat kosten worden bespaard.
Om de procesgerichte benadering binnen een organisatie te laten slagen moet je als organisatie continu alles bijhouden, bijsturen en experimenteren. Om de consistentie van het resultaat te waarborgen is het belangrijk de processen op elkaar af te stemmen, zodat je eigenlijk een lopende band weet te creëren. Dit is niet voor iedere organisatie weggelegd. Om deze reden is het systeemdenken in het leven geroepen.